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École Pigier Marseille (cours Messidoro)

• Public de la formation initiale

• Assurer la gestion des agendas professionnels individuels et/ou partagés du dirigeant/chef de service, en utilisant des outils de gestion dédiés et des assistants virtuels intelligents (IA) (synchronisation, rappels automatiques…), afin d’optimiser la planification de leurs activités en fonction des besoins, des urgences et des contraintes de l’entreprise/du service.
• Organiser la participation aux événements professionnels du dirigeant/chef de service, en procédant à leur planification et à la gestion des réservations associées, selon les besoins spécifiques, notamment relatives aux situations de handicap, dans le respect des exigences RSE (critères de durabilité de la politique voyage, sélection de partenaires ayant des pratiques écoresponsables…) et de la politique de coûts de l’entreprise, afin de garantir une logistique fluide des déplacements.
• Gérer le flux des communications courantes du dirigeant/chef de service, en filtrant ses appels selon ses priorités et les besoins du service, et en procédant au tri de son courrier/de ses emails (catégorisations automatiques…), afin de faciliter son organisation et lui permettre de répondre à ses interlocuteurs en temps utile.
• Représenter le dirigeant/chef de service dans les échanges avec les parties prenantes internes et externes de l’entreprise (collaborateurs, managers, clients, partenaires, fournisseurs…), en veillant à retranscrire fidèlement ses positions ou les messages spécifiques à transmettre, afin de contribuer au développement de ses relations professionnelles.
• Assurer un rôle d’interface et de coordination entre le dirigeant/chef de service et les différents services de l'entreprise (fonctions finance, ressources humaines…), en relayant les informations, données et documents nécessaires (notes de frais, informations administratives…) dans les délais impartis, afin de garantir la mise en œuvre fluide des processus internes.
• Réaliser une veille régulière en lien avec les actualités et enjeux de l’entreprise (concurrence, évolutions législatives/réglementaire, outils…), en mobilisant des sources fiables et diversifiées, afin de faire remonter les informations utiles au dirigeant/chef de service.
• Repérer les besoins spécifiques et difficultés organisationnelles du service/de l’entreprise, en identifiant les dysfonctionnements et points de blocage dans les interactions avec la Direction et dans les processus (échanges informels, signaux faibles, observations directes…), afin d’informer le dirigeant/chef de service et permettre l’élaboration de propositions d’amélioration adaptées.
• Elaborer des propositions d’optimisation des processus de travail de l’entreprise (automatisation des tâches répétitives, mise en place d’outils spécifiques, de réunions…), en tenant compte des contraintes de l’entreprise, des besoins spécifiques des personnes en situation de handicap et des exigences normatives et réglementaires, afin de faciliter l’ex

2 ans

Formacode (Domaines de formation) :

• 35047 Secrétariat assistanat direction

Rome (Métiers) :

• M1604 Assistanat de direction

NSF (Spécialités de formation) :

• 324 Secrétariat, bureautique

Modalités de recrutement
Admission sur dossier; Admission sur entretien; bac ou équivalent

Hébergement
sans hébergement

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